काम और तकनीकी जानकारी से जुड़े सवाल
फ़्रंट डेस्क के फ़ोन पर कॉल उठाने और ट्रांसफ़र करने का आपका तरीका क्या है?
इंटरव्यूअर क्या परखता है: क्या आप कॉल पेशेवर अंदाज़ में उठाती हैं, कॉल करने वाले को बिना बताए ट्रांसफ़र नहीं करतीं और कॉल छूटने पर संदेश सही लेती हैं।
मैं तीन घंटी के अंदर कॉल उठाती हूं और अभिवादन, कंपनी का नाम और अपना नाम बताती हूं, जैसे "नमस्ते, आपने कॉल किया उसके लिए धन्यवाद, मैं प्रिया बोल रही हूं, बताइए मैं कैसे मदद करूं।" कॉल करने वाले का नाम और काम नोट करती हूं। ट्रांसफ़र से पहले उनकी अनुमति लेती हूं और जिनको ट्रांसफ़र कर रही हूं उन्हें पहले बताती हूं कि कौन लाइन पर है। अगर वे उपलब्ध न हों, तो नाम, नंबर और संदेश लिखकर तुरंत उन्हें भेजती हूं।
किसी विज़िटर के आने से लेकर उनके host से मिलने तक की चेक-इन प्रक्रिया बताइए।
इंटरव्यूअर क्या परखता है: क्या आप स्वागत, पहचान, रजिस्टर, पास और host को जानकारी देने जैसे सभी कदम सुरक्षा और शिष्टाचार दोनों के साथ करती हैं।
विज़िटर डेस्क पर आते ही मैं मुस्कुराकर उनका स्वागत करती हूं, और अगर फ़ोन पर हूं तो इशारे से बता देती हूं कि अभी आती हूं। उनसे नाम, कंपनी और जिनसे मिलना है उनका नाम पूछती हूं और देखती हूं कि वे अपेक्षित विज़िटर की सूची में हैं या नहीं। ज़रूरत हो तो ID देखती हूं, रजिस्टर में एंट्री करवाती हूं और विज़िटर पास देती हूं। फिर host को बताती हूं और तब तक विज़िटर को बैठने और पानी की पेशकश करती हूं। जाते समय पास वापस लेकर समय दर्ज करती हूं।
फ़ोन बज रहा है, एक विज़िटर इंतज़ार कर रहा है और कूरियर वाला signature मांग रहा है। आप सबसे पहले क्या करेंगी?
इंटरव्यूअर क्या परखता है: क्या आप घबराए बिना सबको कुछ सेकंड में ध्यान देती हैं और प्राथमिकता सोच-समझकर तय करती हैं।
मैं कुछ ही सेकंड में सबको यह एहसास दिलाऊंगी कि मैंने उन्हें देख लिया है। विज़िटर की ओर देखकर मुस्कुराऊंगी ताकि उन्हें पता चले कि मैं उन्हें देख रही हूं। फ़ोन उठाकर अभिवादन करूंगी और विनम्रता से पूछूंगी कि क्या मैं उन्हें एक पल के लिए hold पर रख सकती हूं। फिर कूरियर पर जल्दी signature करूंगी, क्योंकि उसमें कुछ ही सेकंड लगते हैं, और पैकेट एक तरफ़ रख दूंगी। उसके बाद विज़िटर को बैठाकर कॉल पर लौटूंगी। रजिस्टर में कूरियर की एंट्री बाद में कर दूंगी।
आप आने-जाने वाले कूरियर और पैकेट का रिकॉर्ड कैसे रखती हैं?
इंटरव्यूअर क्या परखता है: क्या आपके पास ऐसा रजिस्टर है जिससे कोई भी पैकेट ढूंढा जा सके, और क्या आप पैकेट सौंपते समय signature लेती हैं।
मैं inward और outward दोनों कूरियर का रजिस्टर रखती हूं, किताब में या spreadsheet में। आने वाले पैकेट के लिए तारीख़, समय, कूरियर कंपनी, docket number, भेजने वाला, किसके नाम है और पैकेट की हालत लिखती हूं। अगर पैकेट फटा हो, तो लेने से पहले कूरियर वाले के सामने नोट करती हूं। संबंधित व्यक्ति को सूचना देती हूं और पैकेट लेते समय उनका signature लेती हूं। भेजे जाने वाले कूरियर में docket number रखती हूं, ताकि कोई पूछे तो तुरंत tracking बता सकूं।
फ़्रंट डेस्क पर विज़िटर की जानकारी और कंपनी की बातें आप गोपनीय कैसे रखती हैं?
इंटरव्यूअर क्या परखता है: क्या आप रजिस्टर, स्क्रीन, फ़ोन पर बातचीत और कर्मचारियों की जानकारी को लेकर सावधान रहती हैं।
विज़िटर रजिस्टर मैं ऐसे रखती हूं कि दूसरे विज़िटर पिछली एंट्री न पढ़ सकें, और काग़ज़ वाला रजिस्टर हो तो पिछले पन्ने ढक देती हूं। मेरी स्क्रीन काउंटर की तरफ़ नहीं होती और उठते समय lock कर देती हूं। किसी अनजान व्यक्ति को कर्मचारियों के मोबाइल नंबर, उनकी छुट्टी या वे कहां हैं, यह नहीं बताती, बल्कि संदेश लेकर उन्हें भेज देती हूं। फ़ोन पर निजी या गोपनीय बात धीमी आवाज़ में करती हूं, और अपने काम के बाहर की बात किसी से साझा नहीं करती।
कोई director आज कॉल नहीं लेना चाहते, और कोई उनके लिए कॉल करता है। आप क्या कहेंगी?
इंटरव्यूअर क्या परखता है: क्या आप झूठ बोले बिना विनम्रता से कॉल संभालती हैं और कॉल करने वाले को कोई रास्ता देती हैं।
अगर director ऑफ़िस में हैं तो मैं यह नहीं कहूंगी कि वे बाहर हैं। मैं विनम्रता से कहूंगी कि वे अभी उपलब्ध नहीं हैं, और पूछूंगी कि क्या मैं विस्तार से संदेश ले सकती हूं या उन्हें किसी ऐसे सहकर्मी से जोड़ सकती हूं जो मदद कर सके। कॉल करने वाले का नाम, नंबर, काम और कितनी जल्दी है, यह लिखकर director तक पहुंचाऊंगी। अगर मामला बहुत ज़रूरी लगे, तो director या उनके सहायक को तुरंत बताऊंगी, ताकि फ़ैसला वे ख़ुद लें।
अनुभव और व्यवहार से जुड़े सवाल
ऐसा मौका बताइए जब कोई विज़िटर या कॉल करने वाला आपसे बदतमीज़ी से पेश आया।
इंटरव्यूअर क्या परखता है: क्या आप ग़ुस्से में भी शांत और पेशेवर रहती हैं, समस्या को हल करती हैं और ज़रूरत पड़ने पर सीनियर को बुलाती हैं।
क्लिनिक में एक सज्जन मुझ पर चिल्लाने लगे, क्योंकि वे चालीस मिनट से इंतज़ार कर रहे थे और उन्हें लगा कि दूसरों को उनसे पहले बुलाया जा रहा है। मैंने अपनी आवाज़ धीमी रखी और कहा कि मैं समझ सकती हूं कि इंतज़ार परेशान करता है। फिर उन्हें appointment सूची दिखाई कि उनसे पहले किसका समय था, और बताया कि एक मरीज़ emergency में थे। डॉक्टर से पूछकर उन्हें अनुमानित समय बताया। वे शांत हो गए और जाते समय माफ़ी भी मांगी।
फ़्रंट डेस्क पर हुई अपनी किसी गलती के बारे में बताइए, जैसे गलत संदेश या दोहरी बुकिंग।
इंटरव्यूअर क्या परखता है: क्या आप गलती मानकर तुरंत सुधारती हैं और ऐसा तरीका अपनाती हैं कि वह दोबारा न हो।
नौकरी के शुरुआती दिनों में मैंने sales manager के लिए संदेश लेते समय एक ग्राहक का फ़ोन नंबर गलत लिख दिया। Manager ग्राहक से संपर्क नहीं कर पाए, और ग्राहक ने नाराज़ होकर दोबारा फ़ोन किया। मैंने दोनों से माफ़ी मांगी, सही नंबर लिया और तुरंत manager से बात करवाई। उसके बाद से मैं हर नंबर और नाम कॉल करने वाले को दोहराकर सुनाती हूं, और संदेश email या chat पर लिखकर भेजती हूं, ताकि कुछ भी सिर्फ़ याद के भरोसे न रहे।
ऐसा दिन बताइए जब आपको बहुत व्यस्त दिन में अकेले फ़्रंट डेस्क संभालना पड़ा।
इंटरव्यूअर क्या परखता है: क्या आप पहले से तैयारी करके भीड़ वाले दिन को व्यवस्थित तरीके से संभालती हैं।
पिछले ऑफ़िस में एक इंटरव्यू वाले दिन सुबह में लगभग चालीस उम्मीदवार आने वाले थे, और मेरी सहकर्मी छुट्टी पर थीं। एक दिन पहले मैंने HR से सूची ली और आने के क्रम में उसे print किया। Visitor pass पहले से भर दिए और बैठने की जगह व पानी की व्यवस्था करवाई। HR के साथ तय किया कि उम्मीदवारों को किस क्रम में अंदर भेजना है। उस दिन फ़ोन के ज़रूरी कॉल ही लिए, बाकी के संदेश लिखे। सब कुछ समय पर चला और किसी उम्मीदवार को भटकना नहीं पड़ा।
HR round के सवाल
हमारा रिसेप्शन सुबह साढ़े आठ बजे खुलता है और आख़िरी विज़िटर के जाने तक खुला रहता है। क्या आप ये समय संभाल पाएंगी?
इंटरव्यूअर क्या परखता है: क्या आप समय पर आने को लेकर भरोसेमंद हैं और देर तक रुकने की ज़रूरत को समझती हैं।
जी हां। मैं metro से लगभग चालीस मिनट की दूरी पर रहती हूं और सवा आठ तक पहुंचने की योजना रखूंगी, ताकि विज़िटर के आने से पहले डेस्क तैयार कर सकूं। पिछली नौकरी में भी जल्दी आने की आदत थी। जिस दिन विज़िटर देर तक रुकें, उस दिन रुकने में मुझे दिक्कत नहीं है। बस अगर पहले से पता हो कि किसी दिन बहुत देर होगी, तो मैं घर लौटने की व्यवस्था पहले से कर लूंगी।
हमारे फ़्रंट डेस्क के लिए आप कितनी मासिक सैलरी की उम्मीद रखती हैं, और कौन से benefits आपके लिए अहम हैं?
इंटरव्यूअर क्या परखता है: क्या आपकी उम्मीद अनुभव और इलाके की आम सैलरी के हिसाब से है, और क्या आप अपनी ज़रूरतें साफ़ बताती हैं।
मेरे पास एक क्लिनिक के फ़्रंट डेस्क पर डेढ़ साल का अनुभव है। इस अनुभव और इस इलाके में रिसेप्शनिस्ट भूमिकाओं के आम वेतन को देखते हुए मैं अपनी current salary से थोड़ी बढ़ोतरी की उम्मीद रखती हूं। मेरी current salary की जानकारी मैं दे सकती हूं। Benefits में PF, health insurance और आने-जाने की सुविधा मेरे लिए अहम हैं, ख़ासकर अगर कभी देर तक रुकना पड़े। इन सब को साथ देखकर मैं बातचीत के लिए तैयार हूं।
आप हमारे ऑफ़िस का पहला संपर्क बिंदु क्यों बनना चाहती हैं?
इंटरव्यूअर क्या परखता है: क्या आप समझती हैं कि रिसेप्शन कंपनी की पहली छवि बनाता है, और क्या आपको लोगों से मिलना और व्यवस्था रखना सच में पसंद है।
मुझे लोगों से मिलना अच्छा लगता है और चीज़ें व्यवस्थित रखना भी, और रिसेप्शन में ये दोनों साथ हैं। मैं समझती हूं कि किसी विज़िटर के मन में कंपनी की पहली छवि फ़्रंट डेस्क पर ही बनती है, इसलिए यह भूमिका ज़िम्मेदारी वाली है। मेरे पिछले काम में मरीज़ अक्सर कहते थे कि उन्हें डेस्क पर अच्छा व्यवहार मिला। मैं चाहती हूं कि आपके ऑफ़िस में आने वाला हर व्यक्ति, चाहे क्लाइंट हो, उम्मीदवार हो या कूरियर वाला, सम्मान के साथ लौटे।
पूरे सवाल अंग्रेज़ी में
अंग्रेज़ी पेज पर 20 सवाल, follow-up सवाल और fresher/experienced फ़िल्टर हैं।
इंटरव्यू की तैयारी के लिए टिप्स
- इंटरव्यू वाले दिन आपकी हर बातचीत, गेट पर गार्ड से लेकर रिसेप्शन तक, परखी जा सकती है, इसलिए शुरू से विनम्र और शांत रहें।
- फ़ोन पर अभिवादन, hold पर रखना और ट्रांसफ़र करने के वाक्य हिंदी और अंग्रेज़ी दोनों में बोलने का अभ्यास करें, कई इंटरव्यू में role-play होता है।
- MS Word में पत्र, Excel में visitor log और Outlook में meeting बुक करना दोबारा देख लें, छोटा computer टेस्ट हो सकता है।
- नाराज़ विज़िटर, अपनी गलती और भीड़ वाले दिन के एक-एक असली उदाहरण पहले से सोचकर रखें।
जवाब बोलकर, घड़ी देखकर अभ्यास करें; हर जवाब एक-डेढ़ मिनट में पूरा हो। इसके लिए हमारा Interview Practice टूल (अंग्रेज़ी में) टाइमर के साथ इस्तेमाल कर सकते हैं।