कंपनी सेक्रेटरी (CS) इंटरव्यू के सवाल और जवाब (हिंदी में)

मैं chairman और management से agenda तय करता हूं और हर विषय के लिए साफ़ notes तैयार करता हूं। सभी directors को कम से कम सात दिन पहले notice, agenda और notes भेजता हूं, और उसका सबूत रखता हूं। मीटिंग में quorum जांचता हूं, directors के interest disclosure दर्ज करता हूं और देखता हूं कि interested director संबंधित चर्चा में भाग न लें। अगर कोई video conference से जुड़ रहा है तो उसके नियम मानता हूं। मीटिंग के बाद तय समय में draft minutes भेजकर अंतिम minutes पर हस्ताक्षर करवाता हूं।

Ordinary resolution तब पास होता है जब पक्ष में पड़े वोट विपक्ष के वोट से ज़्यादा हों। उदाहरण हैं: auditor की नियुक्ति, financial statements को मंज़ूरी या director की नियुक्ति। Special resolution के लिए पक्ष के वोट विपक्ष के वोट के कम से कम तीन गुना होने चाहिए। उदाहरण हैं: articles में बदलाव, कंपनी का नाम बदलना या private placement से shares जारी करना। special resolution को तय समय में MGT-14 के ज़रिए ROC में दाख़िल करना होता है।

साल के अंत के बाद पहले financial statements तैयार होकर audit होते हैं और board उन्हें मंज़ूर करता है। फिर तय समय के भीतर AGM होती है, जहां shareholders financial statements अपनाते हैं। AGM के तीस दिन के भीतर AOC-4 में financial statements, और साठ दिन के भीतर MGT-7 या छोटी कंपनी के लिए MGT-7A में annual return दाख़िल होता है। auditor की नियुक्ति होने पर ADT-1, directors का KYC और ज़रूरत हो तो MSME व deposit से जुड़े returns भी देखता हूं।

पहले मैं directors और KMP के disclosure से related parties की ताज़ा सूची रखता हूं। जब कोई लेनदेन आता है तो देखता हूं कि क्या वह सामान्य व्यापार में और बाज़ार दर पर है, क्योंकि ऐसे में Section 188 की मंज़ूरी की ज़रूरत नहीं होती। अगर नहीं है तो board की मंज़ूरी लेता हूं, जिसमें interested director भाग नहीं लेते। अगर लेनदेन तय सीमा से ऊपर है तो shareholders की मंज़ूरी भी लेता हूं। हर लेनदेन को register में दर्ज करता हूं और board report में बताता हूं।

पहले मैं देखूंगा कि कौन सा form छूटा है, कितनी देर हुई है और अतिरिक्त फ़ीस कितनी लगेगी। ज़्यादातर forms देर से भी अतिरिक्त फ़ीस के साथ दाख़िल हो सकते हैं, इसलिए बिना और देर किए filing पूरी करूंगा, क्योंकि फ़ीस दिन के हिसाब से बढ़ती है। अगर उस default के लिए penalty बनती है तो देखूंगा कि adjudication या compounding की प्रक्रिया लागू होगी। board को लिखित में बताऊंगा कि क्या हुआ और compliance calendar में ऐसे reminder लगाऊंगा कि दोबारा न हो।

मैं members, directors और KMP, charges, loans और investments, और related party contracts जैसे सारे ज़रूरी registers समय पर अपडेट रखता हूं, हर बदलाव के तुरंत बाद। minutes में मैं हर फ़ैसले को साफ़ और पूरे resolution के रूप में लिखता हूं, किसने किस विषय से ख़ुद को अलग रखा, और अगर किसी director ने असहमति दर्ज की तो वह भी। व्यक्तिगत टिप्पणियां या अनावश्यक बातें नहीं लिखता। minutes पर SS-1 के अनुसार तय समय में हस्ताक्षर करवाता हूं।

एक director चाहते थे कि उनकी एक related company को दिया गया loan board मीटिंग के बिना ही circular resolution से निपटा दिया जाए, और वे जल्दी में थे। मैंने उन्हें विनम्रता से बताया कि इस तरह के loan के लिए board मीटिंग में मंज़ूरी ज़रूरी है और बिना इसके यह लेनदेन बाद में director की व्यक्तिगत ज़िम्मेदारी बन सकता है। मैंने उसी हफ़्ते छोटी notice पर एक board मीटिंग की व्यवस्था की। वे मान गए, और काम एक हफ़्ते में सही तरीके से हो गया।

सितंबर के अंत के पास मेरे पास कई कंपनियों की AGM, कुछ AOC-4 और directors के KYC एक साथ थे। मैंने महीने की शुरुआत में ही हर कंपनी के लिए सूची बनाई कि किस तारीख़ तक कौन सा दस्तावेज़ चाहिए, और accounts टीम व auditors को एक साथ ईमेल भेजा। जिन filings पर अतिरिक्त फ़ीस का जोखिम ज़्यादा था, उन्हें पहले रखा। MCA portal के धीमे होने की आशंका में सबसे ज़रूरी filings दो दिन पहले पूरी कीं। सारी deadlines समय पर पूरी हुईं।

एक बार एक कंपनी के registered office बदलने का form resubmission के लिए लौटा, क्योंकि उसमें लगाया गया NOC मालिक के हस्ताक्षर के बिना था और बिजली बिल पुराना था। मैंने ROC की टिप्पणी ध्यान से पढ़ी, क्लाइंट से सही NOC और नया बिल मंगवाया और तय समय के भीतर form दोबारा दाख़िल किया, जो मंज़ूर हो गया। उसके बाद से मैं हर form के साथ लगने वाले दस्तावेज़ों की एक checklist इस्तेमाल करता हूं।

Training के दौरान मैंने एक practicing CS फ़र्म में कई कंपनियों की filings की। उससे मुझे बहुत तरह का अनुभव मिला, लेकिन हर कंपनी के साथ जुड़ाव सिर्फ़ filing तक रहता था। in-house भूमिका में मैं एक कंपनी के board, management और व्यापार को गहराई से समझकर फ़ैसलों से पहले ही compliance पर सलाह दे सकूंगा। आपकी कंपनी listing की तैयारी में है, और उस प्रक्रिया का हिस्सा बनना मेरे लिए बहुत सीखने वाला होगा।

मैंने हाल ही में CS qualify किया है और मेरे पास practising फ़र्म में training का अनुभव है। मैंने ICSI के placement की जानकारी और अपने batch के साथियों से इस शहर में नए qualified CS की आम रेंज समझी है, और मेरी उम्मीद उसी के भीतर है। मेरे लिए इस भूमिका में सीखने का मौका, ख़ासकर listing से जुड़ा काम, बहुत मायने रखता है। मैं कंपनी के तय वेतन ढांचे को देखकर बात करने के लिए तैयार हूं।

जी हां, मैं relocate करने के लिए तैयार हूं। मैंने अपने परिवार से इस बारे में बात कर ली है और उन्हें कोई आपत्ति नहीं है। मैं जानना चाहूंगा कि क्या शुरुआत में कुछ हफ़्तों के लिए रहने की व्यवस्था या relocation में कोई मदद मिलती है, ताकि मैं जल्दी से काम शुरू कर सकूं। offer मिलने के बाद मुझे join करने में लगभग तीन हफ़्ते लगेंगे, जिसमें मैं अपना मौजूदा काम सौंप दूंगा।