अकाउंटेंट इंटरव्यू के सवाल और जवाब (हिंदी में)

मैं bank statement और Tally का bank ledger एक ही तारीख़ तक लेकर entry-by-entry मिलाता हूं, Tally में bank reconciliation option से clearing date डालता हूं। जो नहीं मिलतीं, उन्हें बांटता हूं: जारी हुए पर अभी clear न हुए cheques, जमा किए पर credit न हुए cheques, bank charges या interest जो books में नहीं हैं, और ऐसी receipts जिनकी entry बाकी है। Bank charges और interest की entries तुरंत पास करता हूं। तीन महीने से पुराने uncleared cheques की लिस्ट manager को देता हूं, ताकि उन्हें cancel या दोबारा जारी किया जा सके।

Purchase voucher उधार या नकद में माल या service ख़रीदने पर, GST के साथ, ताकि input tax सही ledger में जाए। Sales voucher बिक्री के invoice के लिए, जिससे GSTR-1 का data बनता है। Payment voucher तब, जब bank या cash से पैसा बाहर जाए, जैसे vendor को भुगतान या खर्च। Receipt voucher customer से पैसा आने पर। Journal voucher उन adjustments के लिए जिनमें cash या bank शामिल न हो, जैसे depreciation, provisions या एक ledger से दूसरे में सुधार। गलत voucher type से GST reports बिगड़ जाती हैं, इसलिए मैं इसमें सावधान रहता हूं।

GSTR-1 से पहले sales register को invoice series से मिलाता हूं ताकि कोई invoice छूटे नहीं, B2B invoices में customer का GSTIN और place of supply चेक करता हूं, और credit notes सही महीने में डालता हूं। GSTR-3B से पहले output tax को GSTR-1 से मिलाता हूं और input tax credit उतना ही लेता हूं जितना GSTR-2B में दिख रहा है और नियम के हिसाब से मिलता है। Cash ledger में बैलेंस देखकर challan समय पर जमा करता हूं। Filing के बाद return की copy और working एक folder में रखता हूं।

Contractor, professional fees, किराया, commission और salary जैसे payments पर, तय limit पार होने पर TDS काटा जाता है, और दर section व PAN होने या न होने पर निर्भर करती है। मैं vendor master में हर vendor का PAN और लागू section पहले से डालता हूं, ताकि Tally में booking के समय TDS अपने आप बने। काटा गया TDS अगले महीने की तय तारीख़ तक challan से जमा करता हूं, quarterly return भरता हूं और vendors को Form 16A देता हूं। Section और limits मैं हर बार current नियम से कन्फ़र्म करता हूं।

Payables के लिए मैं हर bill को purchase order और goods receipt से मिलाता हूं, यानी three-way match, और approval के बाद ही payment list में डालता हूं। हफ़्ते में एक तय दिन due date के हिसाब से payment run करते हैं, ताकि vendors को भरोसा रहे। Receivables के लिए हर सोमवार customer ageing निकालता हूं, due से पहले reminder भेजता हूं, और तीस दिन से ज़्यादा overdue पर sales टीम के साथ मिलकर फ़ोन करता हूं। हर महीने बड़े customers और vendors से balance confirmation लेता हूं, ताकि फ़र्क जल्दी पकड़ में आए।

हमारी करीब अस्सी लोगों की कंपनी में मैं हर महीने payroll की accounts वाली ज़िम्मेदारी संभालता था। HR से attendance और leave data लेकर salary sheet में LOP, overtime और नए joiners या exits के हिसाब से बदलाव करता था। फिर PF, ESI, professional tax और salary पर TDS की कटौती निकालता था। Sheet manager से approve होने के बाद bank upload file बनाता था और salary की entries पास करता था। PF और ESI समय पर जमा करना और payslips भेजना भी मेरे ज़िम्मे था। हर महीने पिछले महीने से salary total का फ़र्क समझाकर रिपोर्ट देता था।

Statutory audit से पहले debtors की ledgers देखते समय मुझे दिखा कि एक customer का balance credit में है, यानी उल्टा। जांच की तो पता चला कि दो महीने पहले उनकी receipt गलती से उसी नाम वाले दूसरे customer के ledger में चली गई थी, जिससे एक को overdue reminders जा रहे थे। मैंने तुरंत अपने manager को बताया, journal entry से सुधार किया और दोनों customers को सही statement भेजा। उसके बाद हमने ledger names में शहर जोड़ दिया, ताकि एक जैसे नाम वाले ledgers में गड़बड़ न हो।

हर महीने की शुरुआत में मैं compliance calendar देखता हूं, जिसमें TDS जमा, GSTR-1, GSTR-3B, PF-ESI और salary की तारीख़ें होती हैं। पिछले साल एक महीने में ये सब उसी हफ़्ते आ गईं जब हमारे दो accounts वाले छुट्टी पर थे। मैंने पहले उन कामों को लिया जिन पर interest या penalty लगती है, यानी TDS और GST, और salary sheet के लिए HR से attendance दो दिन पहले मंगवा ली। हर filing के बाद checklist पर टिक किया। सब काम समय पर हुआ और कोई late fee नहीं लगी।

हमारी कंपनी में vendor ledgers को हर महीने vendors के statements से हाथ से मिलाया जाता था, और इसमें दो दिन लग जाते थे। मैंने Excel में एक template बनाया, जिसमें Tally से export की गई ledger और vendor का statement डालने पर SUMIFS और XLOOKUP से invoice number के हिसाब से फ़र्क अपने आप दिख जाता था। अब सिर्फ़ बेमेल entries हाथ से देखनी पड़ती हैं, और यह काम करीब आधे दिन में हो जाता है। मैंने यह template टीम के दूसरे लोगों को भी सिखाया।

मैंने B.Com किया है और पिछले तीन साल से accounts executive हूं। मेरा ध्यान रोज़ के accounting काम में मज़बूत बनने पर है: books, GST, TDS और payroll पूरी ज़िम्मेदारी से संभालना। अगले कुछ सालों में मैं senior accountant और फिर accounts manager बनना चाहता हूं, जो पूरी closing और audit coordination संभाले। इसके लिए मैं GST और advanced Excel के courses कर रहा हूं। आपकी कंपनी में बढ़ती टीम के साथ मुझे यह ज़िम्मेदारी धीरे-धीरे लेने का मौका दिखता है।

अभी मेरी CTC में PF भी शामिल है और मैं salary slip दिखा सकता हूं। इस role में GST और TDS की पूरी ज़िम्मेदारी और दो लोगों की टीम की देखरेख भी है, जो मेरे अभी के काम से बड़ी है। इसलिए मैं अपनी अभी की CTC पर ठीक-ठाक बढ़ोतरी की उम्मीद रखता हूं। मैं समझता हूं कि PF और professional tax कटने के बाद in-hand कम होता है, इसलिए पूरा salary structure देखकर ही अंतिम बात करना चाहूंगा।

मेरा notice period एक महीने का है। मैं चाहूंगा कि इस महीने की closing और GST filing पूरी करके जाऊं, और अपने replacement के लिए एक note छोड़ूं जिसमें हर महीने के काम, ज़रूरी login और pending मामलों की लिस्ट हो। अगर आपको जल्दी ज़रूरत है, तो मैं अपने manager से बात करके notice कुछ कम करवाने की कोशिश कर सकता हूं, पर filing के बीच में नहीं छोड़ूंगा।